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Kalkulationssoftware für die Gastronomie

Kalkulation - einfach und gleichzeitig mächtig

Nach zahlreichen Anfragen für eine Kalkulations-Funktion haben wir diese nun für unsere Kunden entwickelt. In die Entwicklung des Kalkulationsmoduls sind nicht nur die Erfahrungen der letzten fünf Jahre eingeflossen sondern auch die Anregungen aus über 200 Bedarfsfindungsgesprächen mit Kunden und Gastronomie-Insidern.

Ausgangssituation
Die Kalkulation in der Gastronomie ist oftmals ein verhasstes Thema, da sie von Hause aus komplex ist. Bereits die Ermittlung des Wareneinsatzes und Deckungsbeitrags für eine Portion oder ein Rezept ist ohne spezialisierte Software nur mit hohem Aufwand möglich.

Die Berücksichtigung von Schäl- und Bratverlusten bzw. Garzunahmen wird oftmals als "reine Theorie" betrachtet. Bezogen auf die Anzahl der produzierten Gerichte findet die Mischkalkulation meist noch durch einfache Gegenüberstellung der Lieferantenrechnungen mit Einnahmen oder dem BKT x Anzahl der bewirteten Personen statt. Ein Einblick, warum in einem bestimmten Zeitraum Wareneinsätze über den Umsätzen oder dem Budget lagen, ist bei dieser Vorgehensweise nicht möglich.

Ebensowenig ist zu erkennen, mit welchen Gerichten tatsächlich Geld verdient wird, um den Preis entsprechend anpassen zu können oder Werbeaktionen danach auszurichten.

Zielsetzung unseres Kalkulations-Moduls
Zielsetzung war es auch hier, nur die Funktionen zu Entwickeln, die in der Praxis wirklich gebraucht werden. Weitere Ziele waren, die benötigte Funktionalität so einfach und intuitiv wie möglich umzusetzen und mehr Transparenz in diesem wichtigen Bereich der Gastronomie- Planung zu schaffen.

 

Die Kalkulation in GastroSmart ist in drei Ebenen unterteilt:

Rezept

Die Ermittlung der Wareneinsätze findet im Rezept statt. An dieser Stelle können preisneutrale Zutaten mit preisbewährten Produkten ergänzt werden. Die Zutat-Produkt Struktur hat den großen Vorteil, dass die Rezeptur nicht direkt auf Produkten aufgebaut ist und bei Lieferanten- und Produktwechseln die Zutaten-Basis immer erhalten bleibt. Diese Abstrahierung ist auch für den neutralen Rezeptaustausch zwischen Großküchen enorm hilfreich. Dadurch kann zum Beispiel eine zentrale Rezeptdatenbank von vielen überregionalen Outlets mit unterschiedlichen Produkten verwendet werden.

Schälverluste, Garzunahmen bzw. Bratverluste können auf einfachste Art berücksichtigt werden. Die Zutaten-Produkt-Struktur ist aus der Sicht von Diätassistenten und Ökotrophologen die geeignetste. Denn dadurch findet die Nährwertberechnung auf der Grundlage der Zutaten des Bundeslebensmittelschlüssels statt und zwar im Endzustand, so, wie der Speisende sie verzehrt. Es werden also Zustand und Mengen der Speisen nach der Zubereitung berücksichtigt. Des Weiteren wird Zwischen Zutaten und benötigten Einkaufswerten unterschieden, so dass die Einkaufsmengen nicht die Nährwertberechnung verfälschen.

Gericht

Im Gericht werden Rezepte kombiniert. Hier wird der Wareneinsatz aller Rezepte bzw. deren Produkte ersichtlich und der Kalkulations-Rechner entfaltet seinen vollen praktischen Zweck.

Wareneinsatz als Prozent-Anteil des VK netto Viele Praktiker ermitteln den benötigen Verkaufspreis (VK) anhand des Wareneinsatzes, der maximal einen bestimmten Prozent-Wert des VK haben darf. Dieser Prozentsatz kann eingegeben werden und der VK netto (also nach der Mehrwertsteuer) passt sich darauf hin an. Die MwSt. (in Kantinen 19,00%, in vielen Fällen wie der Essensauslieferung oder dem To-Go Geschäft, 7,00%) kann flexibel angepasst werden und dementsprechend wird der benötigte VK Brutto errechnet.

Wareneinsatz plus %-Anteil mit Aufschlag zum Wareneinsatz Als Alternative kann die klassische Zuschlagskalkulation durchgeführt werden. Hierbei wird neben dem Deckungsbeitrag 1 (DB1) ein Prozentwert eingegeben. Der eingegebene Wert bezieht sich auf den Wareneinsatz und wird auf den VK netto aufgeschlagen. Wenn zum Beispiel der Wareneinsatz 1,00€ beträgt und der Aufschlag 30% sein soll, wird der VK netto auf 1,30€ gesetzt. Bei einem MwSt.-Satz von 19,00% errechnet GastroSmart daraus sofort den VK Brutto, in diesem Beispiel 1,55 €.

Speiseplan

Im Speiseplan laufen alle Daten zusammen. Dort wird die Kalkulation mit einem Klick aktiviert und sofort ist sowohl für jedes Gericht, jeden Tag, jede Menülinie und die Mischung aus allen Tagen und Menülinien ersichtlich.

Dabei handelt es sich um eine komplexe, portionsabhängige Gewichtung. Durch die einfache Kennzeichnung mit den Ampel-Farben Rot und Grün ist auf den ersten Blick ersichtlich, ob der Wareneinsatz über oder unter dem Umsatz liegt. Sollte die Ampel einmal auf Rot stehen, kann anhand der Tage sofort gesehen werden, an welchem Tag ein „DB-negatives" Gericht die Mischkalkulation runter reißt.

Dieses Vorgehen eignet sich zum einen für Verkaufseinrichtungen wie Kantinen, bei denen jedes Gericht mit einem VK Brutto verkauft wird, als auch für Einrichtungen mit einem festen Tagessatz (BKT - Beköstigungstagessatz). In diesem Fall kann entweder jedes Gericht mit einer Portion angegeben werden, um zu ermitteln ob der Warenwert des einzuhaltenden BKTs überschritten wird, oder der BKT x Anzahl der bekochten Speisenden wird als VK eingegeben.

 

Rezept- und Speiseplan Kalkulation - zusammengefasst:

 

  1. Verknüpfen Sie Produkte mit den Zutaten Ihrer Rezepte
  2. Sehen Sie sofort DB 1 und DB 2 für einzelne Komponenten und ganze Gerichte
  3. Werten Sie die Mischkalkulation im Speiseplan entsprechend Ihrer geplanten Portionen aus.

 

…ist die einfachste Kalkulationssoftware in der Gastronomie. GastroSmart bietet die perfekte Lösung für jeden Betrieb mit eigener Küche.

GastroSmart ist eine schlanke, webbasierte Lösung, mit der Sie ohne Installation, Implementierung oder Schulung, sofort anfangen, Kosten zu sparen und Qualität zu steigern.

GastroSmart wurde in intensiver Zusammenarbeit mit Köchen, Küchenleitern und Restaurantbetreibern über fünf Jahre lang entwickelt.

Überzeugen Sie sich selbst, wie einfach Aufgaben der Gastronomie mit GastroSmart zu verwalten sind.

Funktionen von GastroSmart

GastroSmart bietet einen umfassenden Funktionsumfang, orientiert sich aber am individuellen Bedarf jedes Kunden. Die Speise- und Menüplanung ist das Herzstück der Anwendung und für alle Betreiber von Großküchen geeignet. Weitere Funktionen wie Nährwerte und Kalkulation lassen sich bei Bedarf flexibel hinzubuchen.

Zutaten

Zutaten nach dem BLS erweitert um Allergene, kennzeichnungspflichtige Zusatzstoffe und Eigenschaften nach LMIV

Rezepte

Lieferantenunabhängig Rezeptedatenbank mit über 1000 Rezepten, uneingeschränkt anpassbar

Gerichte

Ein Gericht setzt sich aus mehreren Rezepten zusammen, z.B. Hauptspeise und Beilage

Speisepläne/Speisekarten

Kalenderbasierte Speisepläne aufbauend auf Rezepten mit hohem Automatisierungsgrad

Menülinien

Verwaltung unterschiedlicher Menülinien wie Suppe, Nachtisch, Vegetarisch

Nährwerte

Automatische Berechnung der BIG7 Nährwerte mit leicht ablesbarer Summe pro Portion und 100g

Allergene/Zusatzstoffe

Sichere, rechtskonforme Kennzeichnung der Allergene und Zusatzstoffe

Kalkulation

Über Zutaten und Mengen lassen sich die Kosten der Zutaten pro Gericht genau kalkulieren

Cloud

Daten sind von allen Standorten erreichbar und durch Verschlüsselung und automatische Backups vollständig gesichert

Standortunabhängige Zusammenarbeit

Mitarbeiter können von unterschiedlichen Standorten auf eine Datenbasis zugreifen und in virtuellen Teams arbeiten.

Vorteile im Überblick

Bei jedem Schritt in der Entwicklung haben wir nur ein Ziel im Blick: Die beste Problemlösung für unsere Kunden zu schaffen und dabei kostengünstig, einfach und transparent zu bleiben. Die wichtigsten Vorteile unserer Lösung im Überblick:

Zeitersparnis durch ausgereifte Technologie und Automation

Professionelle Darstellung der Speisepläne

Sofort starten, ohne Schulung und ohne Installation

Für hygienische Tablets geeignet

Rechtssicherheit zu Allergenen und Zusatzstoffen

Kostenersparnis durch ausgeklügelte Kalkulations-Funktionen

Pakete und Preise

Speiseplan
79€ / Monat*
Kostenlos testen!
  • Für Kita- und Schulküchen
  • 4 Wochen kostenlos testen
  • Anwendung in der Cloud
  • 1 Speiseplaner
  • Kennzeichnungen
  • *Preis pro Einrichtung in € zzgl. MwSt. bei 36-monatiger Vertragsbindung
Nährwerte
99€ / Monat*
Kostenlos testen!
  • Für Seniorenheime und Kliniken
  • 4 Wochen kostenlos testen
  • Anwendung in der Cloud
  • 2 Speiseplaner
  • Kennzeichnungen
  • Nährwertberechnungen
  • *Preis pro Einrichtung in € zzgl. MwSt. bei 36-monatiger Vertragsbindung
Einkauf
149€ / Monat*
Kostenlos testen!
  • Für Großküchen
  • 4 Wochen kostenlos testen
  • Anwendung in der Cloud
  • 3 Speiseplaner
  • Kennzeichnungen
  • Nährwertberechnungen
  • Einkaufsliste
  • -
  • *Preis pro Einrichtung in € zzgl. MwSt. bei 36-monatiger Vertragsbindung
Kalkulation
199€ / Monat*
Kostenlos testen!
  • Für Caterer und Ketten
  • 4 Wochen kostenlos testen
  • Anwendung in der Cloud
  • 4 Speiseplaner
  • Kennzeichnungen
  • Nährwertberechnungen
  • Einkaufsliste
  • Kalkulation
  • *Preis pro Einrichtung in € zzgl. MwSt. bei 36-monatiger Vertragsbindung
*Preis pro Einrichtung in € zzgl. MwSt. bei 36-monatiger Vertragsbindung

Kunden über GastroSmart

Eric Schäfer / Küchenleiter DRK 

„GastroSmart ist die einfachste und schnellste Software, um Speisepläne zu erstellen” 

Anne Schütz / PME Famlilienservice, Frankfurt 

„Mit GastroSmart hat sich die Zeit in der ich meine Speisepläne schreibe halbiert!“

Angela Holland-Moritz / Küchenleitung Kinderkost im Nachbarschaftshaus Urbanstaße, Berlin

“Ich bin heil froh, dass ich dieses Programm habe, wo ich jetzt die Gerichte vom vorherigen Jahr in dieses Jahr kopieren kann. Ich brauche also nicht den ganzen Monat komplett neu schreiben und das erspart mir schon so viel Arbeit.”

Die Kalkulation macht alles was man braucht und ist ohne Erklärung sofort verständlich. Martin Schäfer, Großküchenleiter

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