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Gastronomie-Kalkulation mit Excel

Wieso die Kalkulation mit Excel so verbreitet ist...

...und eine branchenspezifische Software doch klare Vorteile hat.

Wer schon mit Excel gearbeitet hat, weiß, dass wohl kein anderes Programm soviel Flexibilität und Möglichkeiten bietet. In vielen Großküchen wird deshalb Excel verwendet. Trotzdem gibt es überzeugende Argumente, warum Excel sich nur eingeschränkt dafür eignet.   

Über die letzten sechs Jahre sind uns beeindruckende Excel-Tabellen begegnet. Teilweise managen Catering-Unternehmen mit über 20000 Essen pro Tag Ihre gesamte Produktionsplanung noch immer mit Excel. Dabei sind aber Arbeitsschritte schon nach einem Jahr der Anwendung derart komplex und fehleranfällig, dass der Verantwortliche sich sprichwörtlich einen ganzen Tag im Zimmer einschließen muss und absolut nicht gestört werden darf. 

 

 

 

Typische Nachteile, wenn Excel

für die Gastronomie-Kalkulation eingesetzt wird

 

 

1. Excel ist zeitintensiv und fehleranfällig 

Beim Eingeben von Daten in Excel geht viel mehr Zeit verloren als bei einer spezialisierten Software. Hier sind zwei Faktoren entscheidend: Es fehlt oft eine Validierung bei der Eingabe mit Abfangen von Fehlern, so dass mit äußerster Konzentration und damit langsam gearbeitet werden muss. Im weiteren muss aufwendig zwischen Tabellen-Blättern gewechselt werden, so dass oft mehr gesucht als eingegeben wird.

 Viel schlimmer ist jedoch, dass sich logische Fehler einschleichen können, die lange Zeit unbemerkt bleiben. So ist es z.B. möglich, dass die Summe der Wareneinsätze mehrerer Zutaten einer Rezeptur "verrutscht" und monatelang nur die Hälfte der Kosten berechnet werden, sodass ein nicht profitables Rezept lange Zeit als gewinnbringend betrachtet wird. Hier kann in größeren Betrieben schnell ein Schaden von hunderten oder tausenden Euros entstehen.  

GastroSmart arbeitet mit einfachen, übersichtlichen und intuitiven Eingabemasken und verwaltet alle Daten strukturiert am richtigen Platz. Bei der Eingabe werden Fehler sauber abgefangen.  GastroSmart ist in der Struktur unveränderbar, von Experten geprüft und garantiert dadurch höchste Sicherheit.

 

2. Excel gerät technisch an seine Grenzen

Microsoft hat Excel nicht als Datenbanken-Software entwickelt, dafür war MS Access vorgesehen. Jedoch wird Excel in den meisten Fällen als Datenbank "missbraucht". In einem Tabellenblatt werden Lieferantenprodukte gepflegt. In einem weiteren Blatt sind die Rezepturen hinterlegt mit Verknüpfungen zu den Preisen der Produkte. In 52 weiteren Blättern werden wochenweise Speisepläne geführt. 

Diese Art von Excel-Datei, ergänzt durch das ein- oder andere Bild in Megabyte-Größe für den Speiseplan kann sehr schnell sehr groß werden, lange laden und irgendwann abstürzten. Möchten Sie sich auf ein System verlassen, dass mit den Jahren immer instabiler wird und vielleicht im ungünstigsten Moment komplett ausfällt?

GastroSmart basiert auf den modernsten Technologien, ist unbegrenzt skalierbar und absolut stabil.

 

3. Excel ist lokal und erlaubt kein Multi-User-Management 

In größeren Betrieben mit vielen Mitarbeitern kommt zusätzlich die Problematik der Multi-User-Verwaltung und Nutzerrechte ins Spiel. So passiert es nicht selten, dass eine Datei verändert wird, per E-Mail an einen Kollegen verschickt und eine Verlinkung zu einer anderen Datei dadurch unterbrochen wird. In dem Dokument sind dann nur noch Fehler in vielen kalkulierten Zellen. 

Die wahrscheinlich größte Einschränkung eines Excel-Dokuments ist die lokale Speicherung auf einem PC. Jeder kennt Situationen, in denen dadurch Schwierigkeiten entstehen. Das Passwort des PCs kennt nur der zugehörige Mitarbeiter, der krank ist - die Bestellung beim Lieferanten kann dadurch nur ungefähr durchgeführt werden. In einigen Situationen ist es erforderlich, schnell den Speiseplan oder die Einkaufsberechnung für die nächsten Tage von zu Hause aus durchzuführen, ohne eine weite Strecke in die Großküche fahren zu müssen. 

Selbstverständlich kann die Excel-Kalkulation per E-Mail oder USB Stick versendet werden. Sollte an der Datei parallel gearbeitet werden besteht dann die Herausforderung, die Veränderungen abzugleichen und die Dateien anzupassen. 

Eine cloudbasierte Lösung wie GastroSmart gewährleistet standortunabhängiges Arbeiten mehrerer Mitarbeiter, die sogar kollaborativ und gleichzeitig an Speiseplänen und Kalkulationen arbeiten können. 

 

4. Excel erfordert fundierte Vorkenntnisse

Excelvirtuosen werden irgendwann mal eine Schulung besucht haben, zu den damaligen Zeiten ein dickes Buch gewälzt haben und sehr viele Stunden mit dem Programm gearbeitet haben. Die Rezepturverwaltung und -kalkulation soll in vielen Fällen von hochqualifizierten Köchinnen und Köchen eingesetzt werden. Es soll schnell gehen und leicht verständlich sein.

Nur in den wenigsten Fällen steht die Zeit zur Verfügung, ein eigenes Gerüst aus Produkt-Daten-Blatt mit Verlinkungen in die Rezepturen und die Speiseplan-Matrix zu entwickeln. Wird ein solches mehrblättriges Konstrukt von einem Kollegen zur Verfügung gestellt, ist nur für die Einarbeitung eine Menge Zeit und Aufwand einzuplanen. Zusammenfassend: mit Excel kann man "fast alles" machen, aber die Entwicklung und Einarbeitung bedeutet hohen Aufwand und damit hohe Kosten.

Die Kalkulation mit GastroSmart basiert auf sofort verständlichen Grundprinzipien, der Umgang mit der Anwendung wird einfach während der Bedienung erlernt. Lesen Sie hier mehr.

...ist die beste Excel-Alternative für die Gastronomie Kalkulation. GastroSmart bietet die perfekte Lösung für jeden Betrieb mit eigener Küche.

GastroSmart ist eine schlanke, webbasierte Lösung, mit der Sie ohne Installation, Implementierung oder Schulung, sofort anfangen, Kosten zu sparen und Qualität zu steigern.

GastroSmart wurde in intensiver Zusammenarbeit mit Köchen, Küchenleitern und Cateringmanagern über fünf Jahre lang entwickelt.

Probieren Sie direkt aus, wie viel schneller Sie mit GastroSmart als Alternative zu Excel, die Gastronomie-Kalkulation meistern.

Vorteile im Überblick

Wir bauen auf acht Jahren Erfahrung im Bereich Software Entwicklung für Großküchen: Unter anderem, Bestellsysteme, Kalkulation und Einkaufsmanagement. Die Zielsetzung unserer aktuellen zweiten Version (2.0) ist es, stets die einfachste und schnellste Lösung für unsere Kunden zu schaffen und dabei kostengünstig und transparent zu bleiben. Die wichtigsten Vorteile im Überblick:

Sofort starten durch hohe Bedienerfreundlichkeit dank praxis-orientierter Entwicklung

Zeitersparnis durch hohe Geschwindigkeit dank moderner Technologie und Automation

Qualitätssteigerung durch professionelle Speiseplan-Darstellungen

Rechtssicherheit zu Allergenen und Zusatzstoffen durch automatische Kennzeichnungen

Effektivitätsgewinn durch Vernetzung vieler Standorte und Mitarbeiter dank Cloud-Hosting

Kostenersparnis durch direktes Feedback dank ausgereifter Kalkulations-Funktionen

Funktionen von GastroSmart

GastroSmart bietet einen umfassenden Funktionsumfang, orientiert sich aber am individuellen Bedarf jedes Kunden. Die Speise- und Menüplanung ist das Herzstück der Anwendung und für alle Betreiber von Großküchen geeignet. Weitere Funktionen wie Nährwerte und Kalkulation lassen sich bei Bedarf flexibel hinzubuchen.

Kalkulation

Wareneinsatz-, DB1- und Gewinn-Analyse pro Rezept- und Speiseplan; unter Berücksichtigung von Schäl- und Schankverlusten.

Einkauf

Berechnung benötigter, tagesspezifischer Einkaufsmengen nach Lieferant oder auf neutraler Zutaten-Basis.

Zutaten

Über 15 000 Zutaten mit Nährwertangaben, Allergenen und kennzeichnungspflichtigen Zusatzstoffen nach LMIV

Rezepte

Lieferantenunabhängige Rezeptedatenbank mit vielen Vorlagen, uneingeschränkt verwendbar

Gerichte

Basieren auf Rezepten und können dadurch flexibel und schnell erstellt und geändert werden.

Speisepläne/Speisekarten

Kalenderbasierte Organisation aufbauend auf Komponenten mit hohem Automatisierungsgrad

Cloud

Daten sind von allen Standorten erreichbar und durch Verschlüsselung und automatische Backups vollständig gesichert

Kollaboration

Zentrale Inhalte können vielen Mitarbeiter standortunabhängige freigegeben werden. Mitarbeiter können sich sofort vernetzen.

Allergene/Zusatzstoffe

Sichere, rechtskonforme Kennzeichnung der Allergene, Zusatzstoffe sowie Lebensmittel-Eigenschaften

Nährwerte

Automatische Berechnung der BIG7 Nährwerte mit leicht ablesbarer Summe pro Portion und 100g im Rezept und auf dem Speiseplan

Pakete und Preise

Nährwerte
199€ / Monat*
Kostenlos testen!
  • Cloud-Hosting
  • 3 Speiseplaner
  • Rezepte/Gerichte
  • Auto. Kennzeichnungen
  • Kalkulation
  • Einkaufsliste
  • Druck-Konfigurator
  • Kollaboration
  • Nährwerte
Kalkulation
129€ / Monat*
Kostenlos testen!
  • Cloud-Hosting
  • 2 Speiseplaner
  • Rezepte/Gerichte
  • Auto. Kennzeichnungen
  • Kalkulation
  • Einkaufsliste
Speiseplan
99€ / Monat*
Kostenlos testen!
  • Cloud-Hosting
  • 1 Speiseplaner
  • Rezepte/Gerichte
  • Auto. Kennzeichnungen
*Preise pro kochendem Standort bei 36 monatiger Vertragslaufzeit inklusive Server Hosting, Wartung und Updates in EUR zzgl. 19% Umsatzsteuer.

Kunden über GastroSmart

Eduard Folie / EUMETSAT Darmstadt (Fine Food Catering)

“GastroSmart ermöglicht es mir und meinem Küchenteam auf einfachste Art und Weise, unsere Rezepte zu verwalten und zu kalkulieren und dabei sofort die Nährwerte zu ermitteln. Die Zusammenarbeit mit dem GastroSmart Team ist hervorragend - danke Euch!”

Tom Böhm / KidsMeal

„Für GastroSmart haben wir uns auf Grund der einfachen Rezept- und Speiseplanverwaltung und zeitsparenden Einkaufsmengenberechnung entschieden - läuft super - danke!„

Anne Schütz / PME Famlilienservice, Frankfurt 

„Mit GastroSmart hat sich die Zeit in der ich meine Speisepläne schreibe halbiert!“

Eric Schäfer / Küchenleiter DRK 

„GastroSmart ist die einfachste und schnellste Software, um Speisepläne zu erstellen” 

Angela Holland-Moritz / Küchenleitung Kinderkost im Nachbarschaftshaus Urbanstaße

“Ich bin heil froh, dass ich dieses Programm habe, wo ich jetzt die Gerichte vom vorherigen Jahr in dieses Jahr kopieren kann. Ich brauche also nicht den ganzen Monat komplett neu schreiben und das erspart mir schon so viel Arbeit.”

Ich habe schon immer Excel für die Verwaltung meiner Küchen Rezepte und Einkäufe verwendet, aber seit dem wir GastroSmart verwenden geht es schneller und die kleinen Fehler die es immer gab, werden vermieden.   Ich bin begeistert.  

Kontakt zu uns

Kurfürstendamm 54 10707 Berlin
TEL: +49 30 9144 9144
FAX: +49 30 897 24 165

Vielen Dank für Ihr Interesse an GastroSmart!