Wieso die Kalkulation mit Excel so verbreitet ist...

...und eine branchenspezifische Software doch klare Vorteile hat.

Wer schon mit Excel gearbeitet hat, weiß, dass wohl kein anderes Programm soviel Flexibilität und Möglichkeiten bietet. In vielen Großküchen wird deshalb Excel verwendet. Trotzdem gibt es überzeugende Argumente, warum Excel sich nur eingeschränkt dafür eignet.   

Über die letzten sechs Jahre sind uns beeindruckende Excel-Tabellen begegnet. Teilweise managen Catering-Unternehmen mit über 20000 Essen pro Tag Ihre gesamte Produktionsplanung noch immer mit Excel. Dabei sind aber Arbeitsschritte schon nach einem Jahr der Anwendung derart komplex und fehleranfällig, dass der Verantwortliche sich sprichwörtlich einen ganzen Tag im Zimmer einschließen muss und absolut nicht gestört werden darf. 

Typische Nachteile, wenn Excel

für die Gastronomie-Kalkulation eingesetzt wird

1. Excel ist zeitintensiv und fehleranfällig 

Beim Eingeben von Daten in Excel geht viel mehr Zeit verloren als bei einer spezialisierten Software. Hier sind zwei Faktoren entscheidend: Es fehlt oft eine Validierung bei der Eingabe mit Abfangen von Fehlern, so dass mit äußerster Konzentration und damit langsam gearbeitet werden muss. Im weiteren muss aufwendig zwischen Tabellen-Blättern gewechselt werden, so dass oft mehr gesucht als eingegeben wird.

 Viel schlimmer ist jedoch, dass sich logische Fehler einschleichen können, die lange Zeit unbemerkt bleiben. So ist es z.B. möglich, dass die Summe der Wareneinsätze mehrerer Zutaten einer Rezeptur "verrutscht" und monatelang nur die Hälfte der Kosten berechnet werden, sodass ein nicht profitables Rezept lange Zeit als gewinnbringend betrachtet wird. Hier kann in größeren Betrieben schnell ein Schaden von hunderten oder tausenden Euros entstehen.  

GastroSmart arbeitet mit einfachen, übersichtlichen und intuitiven Eingabemasken und verwaltet alle Daten strukturiert am richtigen Platz. Bei der Eingabe werden Fehler sauber abgefangen.  GastroSmart ist in der Struktur unveränderbar, von Experten geprüft und garantiert dadurch höchste Sicherheit.

2. Excel gerät technisch an seine Grenzen

Microsoft hat Excel nicht als Datenbanken-Software entwickelt, dafür war MS Access vorgesehen. Jedoch wird Excel in den meisten Fällen als Datenbank "missbraucht". In einem Tabellenblatt werden Lieferantenprodukte gepflegt. In einem weiteren Blatt sind die Rezepturen hinterlegt mit Verknüpfungen zu den Preisen der Produkte. In 52 weiteren Blättern werden wochenweise Speisepläne geführt. 

Diese Art von Excel-Datei, ergänzt durch das ein- oder andere Bild in Megabyte-Größe für den Speiseplan kann sehr schnell sehr groß werden, lange laden und irgendwann abstürzten. Möchten Sie sich auf ein System verlassen, dass mit den Jahren immer instabiler wird und vielleicht im ungünstigsten Moment komplett ausfällt?

GastroSmart basiert auf den modernsten Technologien, ist unbegrenzt skalierbar und absolut stabil.

3. Excel ist lokal und erlaubt kein Multi-User-Management 

In größeren Betrieben mit vielen Mitarbeitern kommt zusätzlich die Problematik der Multi-User-Verwaltung und Nutzerrechte ins Spiel. So passiert es nicht selten, dass eine Datei verändert wird, per E-Mail an einen Kollegen verschickt und eine Verlinkung zu einer anderen Datei dadurch unterbrochen wird. In dem Dokument sind dann nur noch Fehler in vielen kalkulierten Zellen. 

Die wahrscheinlich größte Einschränkung eines Excel-Dokuments ist die lokale Speicherung auf einem PC. Jeder kennt Situationen, in denen dadurch Schwierigkeiten entstehen. Das Passwort des PCs kennt nur der zugehörige Mitarbeiter, der krank ist - die Bestellung beim Lieferanten kann dadurch nur ungefähr durchgeführt werden. In einigen Situationen ist es erforderlich, schnell den Speiseplan oder die Einkaufsberechnung für die nächsten Tage von zu Hause aus durchzuführen, ohne eine weite Strecke in die Großküche fahren zu müssen. 

Selbstverständlich kann die Excel-Kalkulation per E-Mail oder USB Stick versendet werden. Sollte an der Datei parallel gearbeitet werden besteht dann die Herausforderung, die Veränderungen abzugleichen und die Dateien anzupassen. 

Eine cloudbasierte Lösung wie GastroSmart gewährleistet standortunabhängiges Arbeiten mehrerer Mitarbeiter, die sogar kollaborativ und gleichzeitig an Speiseplänen und Kalkulationen arbeiten können. 

4. Excel erfordert fundierte Vorkenntnisse

Excelvirtuosen werden irgendwann mal eine Schulung besucht haben, zu den damaligen Zeiten ein dickes Buch gewälzt haben und sehr viele Stunden mit dem Programm gearbeitet haben. Die Rezepturverwaltung und -kalkulation soll in vielen Fällen von hochqualifizierten Köchinnen und Köchen eingesetzt werden. Es soll schnell gehen und leicht verständlich sein.

Nur in den wenigsten Fällen steht die Zeit zur Verfügung, ein eigenes Gerüst aus Produkt-Daten-Blatt mit Verlinkungen in die Rezepturen und die Speiseplan-Matrix zu entwickeln. Wird ein solches mehrblättriges Konstrukt von einem Kollegen zur Verfügung gestellt, ist nur für die Einarbeitung eine Menge Zeit und Aufwand einzuplanen. Zusammenfassend: mit Excel kann man "fast alles" machen, aber die Entwicklung und Einarbeitung bedeutet hohen Aufwand und damit hohe Kosten.

Die Kalkulation mit GastroSmart basiert auf sofort verständlichen Grundprinzipien, der Umgang mit der Anwendung wird einfach während der Bedienung erlernt. Lesen Sie hier mehr.